Для проведения экспертизы и отбора имеющихся в организации документов с
истекшим сроком хранения, подлежащими уничтожению, создается экспертная
комиссия, председателем которой является один из руководителей общества, который
и утверждает ее состав 1. По окончании
экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
хранению2. Данный документ утверждается
руководителем организации, и после этого бумаги подлежат уничтожению: их можно
разорвать, отправить в шредер, сжечь или сдать на макулатуру в
специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. В
конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех
документов и составить акт об их физическом уничтожении. Если по каким-либо
причинам документы были утрачены – пропали или погибли до истечения срока
хранения, то руководителю организации следует принять необходимые меры по их
восстановлению. Таково требование налоговых органов 3. Для восстановления необходимых документов в банках можно
запросить копии выписок о движении денежных средств по счетам, в которых открыты
счета организации, а у контрагентов – договоры, акты, накладные, счета-фактуры и
т. д. Сложившаяся арбитражная практика свидетельствует: когда организация не
предпринимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, факт их
утраты даже в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнения и пр.) не
признается обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика 4. Отсутствие принимаемых мер может трактоваться
как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового нарушения.
Однако ответственность за невосстановление утраченных первичных документов
законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Поэтому аргументация
налоговых органов по поводу виновности налогоплательщика необоснованна. На этот
факт указано в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2003 N
А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1. За нарушение правил хранения документов,
повлекшее их утрату, может быть наложена административная и налоговая
ответственность (таблица). Обратите внимание: если при проведении проверки
первичные документы у организации отсутствуют, то налоговые органы вправе
доначислить налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о
налогоплательщике или данных об иных аналогичных налогоплательщиках согласно пп.
7 п. 1 ст. 31 НК РФ.
Для избежания негативных последствий рекомендуем организациям соблюдать
правила хранения документов, формирующихся в процессе деятельности.
Основные правила работы архивов
организаций, одобр. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
Приложение N 4 к Основным правилам
работы архивов организаций, одобр. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
п. 1 Письма Управления МНС РФ по г.
Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411
Постановления ФАС Восточно-Сибирского
округа от 28.07.2003 N А33-20597/02-СЗн-Ф02-2227/03-С1; Северо-Кавказского
округа от 24.05.2005 N Ф08-1523/2005-911А; Центрального округа от 30.05.2005 N
А64-1904/04-10
Бойко Лариса Петровна, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой
поддержки компании ПРАВОВЕСТ
Источник: «В курсе дела»
опубликовано 21 июля 2006 года