Порядок уничтожения документов и последствия их утраты

Для проведения экспертизы и отбора имеющихся в организации документов с истекшим сроком хранения, подлежащими уничтожению, создается экспертная комиссия, председателем которой является один из руководителей общества, который и утверждает ее состав 1. По окончании экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению2. Данный документ утверждается руководителем организации, и после этого бумаги подлежат уничтожению: их можно разорвать, отправить в шредер, сжечь или сдать на макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех документов и составить акт об их физическом уничтожении. Если по каким-либо причинам документы были утрачены – пропали или погибли до истечения срока хранения, то руководителю организации следует принять необходимые меры по их восстановлению. Таково требование налоговых органов 3. Для восстановления необходимых документов в банках можно запросить копии выписок о движении денежных средств по счетам, в которых открыты счета организации, а у контрагентов – договоры, акты, накладные, счета-фактуры и т. д. Сложившаяся арбитражная практика свидетельствует: когда организация не предпринимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, факт их утраты даже в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнения и пр.) не признается обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика 4. Отсутствие принимаемых мер может трактоваться как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового нарушения.

Однако ответственность за невосстановление утраченных первичных документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Поэтому аргументация налоговых органов по поводу виновности налогоплательщика необоснованна. На этот факт указано в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2003 N А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1. За нарушение правил хранения документов, повлекшее их утрату, может быть наложена административная и налоговая ответственность (таблица). Обратите внимание: если при проведении проверки первичные документы у организации отсутствуют, то налоговые органы вправе доначислить налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об иных аналогичных налогоплательщиках согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.

Для избежания негативных последствий рекомендуем организациям соблюдать правила хранения документов, формирующихся в процессе деятельности.

---

Основные правила работы архивов организаций, одобр. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

Приложение N 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобр. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

п. 1 Письма Управления МНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411

Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.07.2003 N А33-20597/02-СЗн-Ф02-2227/03-С1; Северо-Кавказского округа от 24.05.2005 N Ф08-1523/2005-911А; Центрального округа от 30.05.2005 N А64-1904/04-10

Бойко Лариса Петровна, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

Источник:   «В курсе дела»

Смотрите также:
Однодневок стало меньше, но распознать их – сложнее
Упрощенное банкротство ликвидируемого ООО
Продажа фирмы
Определение кадастровой стоимости недвижимости и земельных участков
Порядок погашения налоговых и иных обязательных платежей при ликвидации